Vereins-Software.de | SEPA Mitgliederverwaltung für Sportvereine

SEPA Lastschriftverfahren

Aktuelle Informationen zu SEPA 3.0

Der Vereins-Explorer erstellt SEPA Dateien nach dem aktuellen Standard pain.008.001.02. Dies entspricht der SEPA Version 3.0, welche seit November 2016 ist.

Auch die Vorgängerversionen 2.9 (SEPA Basislastschrift) und COR1 (Express-Lastschrift) werden weiterhin unterstützt. Diese benötigen Sie aber nur noch für den Fall, dass von Ihrer Bank die aktuelle SEPA Spezifikation nicht unterstützt wird.

Der BIC wird seit 01.02.2014 nicht mehr in den Lastschriftaufträgen übermittelt ("IBAN-Only Verfahren").

Bei der Umrechnung der bestehenden Bankverbindungen in die IBAN erreicht der Vereins-Explorer eine Genauigkeit von über 99% ! Die Erfahrungswerte seit Januar 2014 haben ergeben, dass im Schnitt bei einem Verein mit 1.000 Mitgliedern lediglich ca. 3-4 Bankverbindungen falsch ermittelt wurden.

Allgemeine Informationen zu SEPA

Am 01.08.2014 endete aufgrund einer EU Vorgabe die Möglichkeit, Mitgliedsbeiträge per Lastschrift im DTA-Format einzuziehen. Das Verfahren wurde abgelöst durch die sogenannte SEPA Lastschrift. Die SEPA (Single Euro Payments Area) ist ein einheitlicher europäischer Zahlungsraum.

In der SEPA werden Bankverbindungen mit IBAN und BIC angegeben. IBAN (International Bank Account Number) ist eine standardisierte Bank/Kontonummer und besteht in Deutschland aus 22 Stellen. Der BIC (Business Identifier Code) ist die internationale Bankleitzahl eines Kreditinstituts.

Seit dem 01.02.2014 wird der BIC für nationale Lastschriften nicht mehr benötigt und muss daher bei den Lastschriftmandaten der Mitglieder nicht mehr eingegeben werden. Lediglich beim Vereinskonto ist die Hinterlegung des BIC noch erforderlich.

Um am SEPA Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, wird eine Gläubiger-Identifikationsnummer benötigt. Diese besteht in Deutschland aus 18 Stellen, wird von der Deutschen Bundesbank vergeben und dient zur eindeutigen Identifizierung Ihres Vereins. Anstelle der bisherigen Einzugsermächtigung wird ein sogenanntes Lastschriftmandat verwendet, welches u.a. diese Gläubiger-Id und eine eindeutige Mandatsreferenz pro Mitglied beinhaltet.

Vor dem Lastschrifteinzug müssen Ihre Mitglieder in einer Vorabankündigung (Pre-Notifikation) über das Fälligkeitsdatum und den einzuziehenden Betrag informiert werden, in der Regel beträgt dieser Zeitraum 14 Tage. Der konkrete Fälligkeitstermin wird beim Erstellen der Lastschriftdatei angegeben.

Anstelle der bisherigen DTA-Datei wird eine SEPA-Datei im XML Format (Extensible Markup Language) erstellt, welche ausschliesslich online an die Bank übertragen werden kann.

Fähigkeiten des Vereins-Explorers bzgl. SEPA

Der Vereins-Explorer beinhaltet folgende SEPA Leistungsmerkmale:

SEPA Umstellung mit dem Vereins-Explorer

  1. Beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank die Gläubiger-Identifikationsnummer Ihres Vereins.
  2. Ersetzen Sie die Buchstaben ZZZ (Ziffern 5-7) in der Gläubiger ID durch ein geeignetes Kürzel Ihres Vereins, z.B. TSV.
  3. Schliessen Sie eine Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA Lastschriften mit Ihrer Bank ab. Geben Sie hier Ihre Gläubiger ID mit den geänderten Ziffern 5-7 an.
  4. Tragen Sie Ihre Gläubiger ID sowie die IBAN und BIC Ihres Vereins im Vereins-Explorer ein (Menübefehl Verein: Bankverbindungen).
  5. Der Vereins-Explorer hat beim Datenimport bestehende Bankverbindungen automatisch in IBAN umgerechnet sowie Mandatsreferenznummern vergeben. Informieren Sie Ihre Mitglieder in einem Schreiben über die Umwandlung der bisherigen Einzugsermächtigung in ein SEPA Lastschriftmandat. Geben Sie die Mandatsreferenz bekannt und lassen Sie dabei die umgerechnete IBAN überprüfen. Teilen Sie in diesem Schreiben auch Ihre Gläubiger ID mit. Wenn Sie die exakten Termine Ihrer Beitragseinzüge kennen, können Sie diese Termine und den einzuziehenden Mitgliedsbeitrag gleich mitteilen. Dann sparen Sie sich die sogenannte Pre-Notification pro Lastschrifteinzug.
    Die Software stellt einen Vorlagentext als Word-Dokument zur Verfügung, den Sie anpassen können.
  6. Verwalten Sie die Lastschriftmandate ihrer Mitglieder. Der Vereins-Explorer unterstützt Sie hierbei mit folgenden Funktionen.
    • Kennzeichnung Herkunft: Einzugsermächtigung | Lastschriftmandat
      Hieran erkennen Sie, ob es sich beim Mandat um eine umgewandelte Einzugsermächtigung handelt oder ein neues SEPA Lastschriftmandat
    • Kennzeichen Information
      In diesem Datumsfeld wird vermerkt, ob und wann Sie dem Mitglied mitgeteilt haben, daß die Einzugsermächtigung umgewandelt wurde bzw. die Mandatsreferenz mitgeteilt wurde.
    • Kennzeichen Beleg: vorhanden | nicht vorhanden | unbekannt
      Hier können Sie vermerken, ob Sie die Einzugsermächtigung bzw. SEPA Lastschrift in schriftlicher Form, mit Unterschrift vom Mitglied, vorliegen haben.
    • Kennzeichen Status: Ok | Unbestätigt | Fehlerhaft | Widerrufen
      Mit dem Status behalten Sie den Überblick über Ihre Lastschriftmandate.
    Im Vereins-Explorer haben Sie die Möglichkeit, nach allen Kriterien zu selektieren und in einer übersichtlichen Ansicht zu gruppieren, z.B. alle bisherigen Einzugsermächtigungen ohne Informationsschreiben oder alle unbestätigten Lastschriftmandate. Sie können Anschreiben erstellen und über eine Massenersetzung der selektierten Datensätze ein neues Kennzeichen bzw. Datum zuweisen.
    Die Kennzeichen Erstlastschrift bzw. Folgelastschrift werden vom Vereins-Explorer automatisch verwaltet und stehen ebenfalls in der Übersicht zur Verfügung.
  7. Beim Einzug der Mitglieds-, Abteilungs- bzw. sonstigen Beiträge erstellt der Vereins-Explorer die für den SEPA Lastschrifteinzug benötigten XML Dateien. Hierbei geben Sie den Fälligkeitstermin an und haben die Möglichkeit, eine Vorabankündigung an Ihre Mitglieder zu erstellen (Pre-Notification). Die Software stellt einen Vorlagentext als Word-Dokument zur Verfügung, den Sie anpassen können.
    Die SEPA XML Datei(en) übermitteln sie online an Ihre Bank, z.B. im PIN/smsTAN Verfahren über die Webseite Ihrer Bank. Unterstützt Ihre Bank mehrere Auftragssammler pro Datei, können die Daten für Erst- und Folgelastschriften in einer Datei zusammengefasst werden, andernfalls müssen Sie zwei Dateien übertragen. Der Vereins-Explorer stellt beide Optionen zur Verfügung.
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