Zum Erstellen der Importdatei mit Hilfe von Excel gehen Sie folgendermaßen vor:

• Importieren Sie Ihren Datenbestand in Excel.

Achten Sie darauf, daß die erste Zeile keine Mitgliedsdaten, sondern Feldnamen enthält. Ansonsten fügen Sie eine Zeile ein. Die Feldnamen müssen nicht unbedingt identisch mit den Bezeichnungen der Spezifikation sein.

• Ordnen Sie die Spalten gemäß der Importspezifikation an.
  Dies funktioniert z.B. so:

a) Klicken Sie auf die Spaltenbezeichnung A, damit die erste Spalte komplett markiert ist.

b) Wählen Sie aus dem Menu Einfügen den Unterbefehl Zellen.

c) Markieren Sie die Spalte, welche die Mitgliedsnummern enthält.

d) Drücken Sie Strg-X, um die Spalte auszuschneiden und in die Zwischenablage zu kopieren bzw. wählen Sie aus dem Menu Bearbeiten den Unterbefehl Ausschneiden.

e) Klicken Sie wieder auf die Spaltenbezeichnung A, damit die erste Spalte komplett markiert ist und drücken Sie die Eingabetaste bzw wählen Sie aus dem Menu Bearbeiten den Unterbefehl Einfügen (Strg+V).

Anstelle der Schritte d) + e) können Sie die markierte Spalte auch einfach mit der Maus in Spalte A verschieben, indem Sie auf den Rand der Spaltenmarkierung klicken (der Mauszeiger verwandelt sich vom Kreuz in einen Pfeil) und bei gedrückter Maustaste die komplette Spalte in Spalte A verschieben und dann die Maustaste loslassen.

Fahren Sie fort mit Spalte B und setzen Sie die Spalte mit den Nachnamen in die 2. Spalte (gemäß den Punkten a - e) und ordnen so alle Spalten gemäß der Importspezifikation an.

• Alle überflüssigen Spalten können nicht verwertet werden und müssen gelöscht werden. Felder, für die bisher keine Daten gepflegt wurden, werden einfach als leere Spalte belassen.

• Passen Sie nun die Spalteninhalte den Vorgaben der Importspezifikation an. Wenn z.B. das Geschlecht in Form einer Anrede vorliegt (z.B. 'Frau' und 'Herr'), so nutzen Sie die Ersetzungsfunktion (Menu Bearbeiten:Ersetzen...) und ersetzen alle Begriffe 'Frau' durch eine 1 und alle Begriffe 'Herr' durch eine 2. Genauso verfahren Sie mit der Zahlungsart, Mitgliedschaft, Post etc. Wenn Sie einen reinen Mitgliederbestand übernehmen wollen, so achten Sie darauf, daß die Spalte 'Mitglied' mit lauter Einsen (1) gefüllt ist: Geben Sie in die oberste Zelle der Spalte Y (Mitglied) eine 1 ein, markieren den gesamten Zellenbereich der Spalte Y nach unten bis zum letzten Mitglied (nicht die gesamte Spalte markieren) und wählen Bearbeiten:Ausfüllen:Unten oder drücken Strg+U.

• Wenn soweit alles erledigt ist, speichern Sie die Datei im Textformat mit Trennzeichen Tabulator: Wählen Sie den Menupunkt Datei:Speichern Unter..., wählen Sie als Dateityp 'Text (Tabs getrennt) (*.txt)' und speichern Sie die Datei unter einem Namen, z.B. 'Import.txt'.

• Schließen Sie danach die Datei. Sie können mit dem Importvorgang nicht beginnen, wenn die Datei noch geöffnet ist.

Diese Datei können Sie dann mit dem Dienstprogramm importieren, den Importvorgang in einer Vorschau überprüfen und ggf. kleinere Änderungen vornehmen und schließlich übernehmen. Wichtig ist, daß die Daten gemäß der Importspezifikation angeordnet sind.

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